Analisa Jabatan (Job Analysis)

Bismillahirrohmanirrohiim,

Dear Teman-teman? apa kabar? Dalam beberapa tahun terakhir saya sering sekali mendapat tugas untuk membuat job description, namun karena keterbatasan kompetensi yang saya milikijadi yang saya lakukan adalah saya copy paste saja job desk perusahaan sebelah di mix dengan job desk perusahaan lainya dengan sedikit modifikasi jadilah jobdesk yang saya inginkan, hehe.... (semoga gak terjadi sama teman-teman ya, hehe..). sebenarnya saya mulai mengenal metode Hay dalam membuat job desk yaitu pada tahun 2014 ketika saat itu sedang ada project Job Grading dan hampir berbarengan dengan Project Integrasi ISO 9001; 14001 dan OHSAS 18001. Ketika itu kami membuat job desk dengan metode Hay karena Pimpinan Pusat pernah mengerjakan project dengan Hay Group, sehingga saya hanya dapat turunannya saja dan sisanya baca, hehe... sehingga saya masih kurang yakin dengan hasil yang pernah saya buat sebelumnya. Hingga pada tahun 2016 ini saya berkesempatan untuk bekerjasama langsung dengan Hay dalam membuat job desk, dan kesempatan ini tidak saya sia-siakan untuk belajar langsung dari sumbernya, hehe...

Oleh karena itu, pada kesempatan kali ini saya ingin sekali berbagi dengan teman-teman sekalian tentang sebuah metode yang merupakan salah satu bagian penting dari Human Resources Management yaitu Analisa Jabatan (Job Analysis). Analisa jabatan adalah Proses pengumpulan data dan pemahaman terhadap suatu jabatan dengan cara menganalisis dan menuangkannya dalam bentuk format informasi yang dapat dipahami oleh orang lain (Hay Goup, 2016). Menurut Karen E. May (2016), secara tradisional analisis jabatan memberikan informasi rinci mengenai tugas dan kegiatan yang dilakukan dalam pekerjaan tertentu. Seringkali informasi ini digunakan untuk mendokumentasikan batas-batas pekerjaan dan menetapkan tugas dan tanggung jawab. Produk yang dihasilkan dari analisa jabatan adalah deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan (Job Description). Analisa jabatan sering dianggap sebagai pondasi dasar dari sebuah sistem sumber daya manusia dalam organisasi. Restrukturisasi, inisiatif perbaikan kualitas, perencanaan sumber daya manusia, desain jabatan, pelatihan, pengembangan karir, sistem penilaian prestasi kerja, itu semua mendasarkan diri pada hasil dari analisa jabatan (Dwi Suryanto, 2016). 

                                                       Sumber: www.techtransfer.com

1. Proses Analisa Jabatan (Job Analysis Process)

Menurut saya pribadi dalam melakukan analisa jabatan proses umumnya adalah wawancara dan kemudian mulai menulis job desk, karena memang yang paling kita butuhkan adalah data dari pemegang jabatan tersebut. Berikut adalah langkah-langkah dalam melakukan analisa jabatan:

1. Sosialisasi Program kepada Key Person dan Karyawan
1. Klarifikasi Job Role & Accountabilitas
2. Mengadakan diskusi dengan pemegang jabatan
3. Analisa Bisnis Proses di Perusahaan
4. Memformalkan tugas dan tanggungjawab menjadi Job Description
5. Finalisasi job desk dengan fungsi Human Resources
6. Approval Manajemen
7. Memberikan Job desk kepada seluruh Karyawan


2. Uraian Jabatan (Job Description)

Seperti yang kita ketahui dalam melakukan analisa jabatan kita harus paham informasi apa saja yang kita butuhkan dalam membuat Job Description, karena inilah produk yang akan kita buat. Jadi item-item apa sajakah yang biasanya ada dalam Job Description? saya coba mengambil dari Hay item-item yang biasanya ada dalam uraian jabatan, antara lain:

1. Identifikasi Jabatan
2. Tujuan Jabatan
3. TanggungJawab Utama
4. Dimensi Jabatan
5. Tantangan Jabatan
6. Kewenangan
7. Persyaratan Jabatan
8. Hubungan Kerja
9. Struktur Organisasi 

Berikut terlampir contoh Job Description:

Demikian sharing dari saya kali ini, selanjutnya akan saya bahas lebih mendalam tentang item-item di Job Description dan sebenarnya ada satu hal yang ingin saya bahas yaitu tentang Accontability Matrix yaitu sebelum kita melakukan proses analisa jabatan kita sudah harus memetakan tanggungjawab dari setiap proses yang ada. Ok, ni akan kita bahas nanti ya,, btw terimakasih sudah membaca,,, jangan lupa commentnya....

Lanjut ke: http://www.agusdiyanto.tk/2018/01/analisa-jabatan-job-analysis-part-2.html

Salam
AD


Sumber: Hay Group, 2016, Workshop Analisis Jabatan.

Read More