Sharing: Targeted Selection Interviewer (TSI)

Sharing: Targeted Selection Interviewer (TSI)

Berdasarkan survey Towers Watson 2014, bahwa lebih dari 70% perusahaan mengalami kesulitan dalam merekrut dan mempertahankan tenaga kerja yang kompeten. Jadi jelas sistem seleksi merupakan langkah pertama yang sangat penting untuk mengidentifikasi dan mendapatkan karyawan yang tepat supaya organisasi dapat sukses dan terus berkembang, sehubungan dengan hal tersebut Saya ingin berbagi tentang salah satu metode dari interview yang masih golongan behavioral event interview yaitu Targeted Selection Interviewer (TSI).

Saya mengikuti pelatihan TSI ini sekitar tahun 2015 yang lalu saat itu pelatihan berupa inhouse yang diadakan oleh perusahaan untuk membekali para Leaders dalam melakukan wawancara yang efektif. TSI memberikan perspektif yang bebeda tentang teknik wawancara dan saya rasa ini merupakan salah satu metode terbaik saat ini untuk melihat calon karyawan dari sisi pengalamannya di masa lalu dan kita bisa mendapatkan gambaran yang utuh tentang calon karyawan tersebut. let start....

Salah satu mentor saya mengatakan bahwa ketika kita mewawancarai seseorang  yang paling utama dan dapat dipercaya adalah intuisi kita, maka intuisi merupakan gerbang awal dan utama dalam mencari kandidat terbaik. Pelajaran dalam menggunakan intuisi untuk merekrut kandidat menjadi salah satu aspek penting disini. 

Penerimaan karyawan haruslah menggunakan pendekatan sistematis, yaitu semua aspek dari keseluruhan proses wawancara harus berdasar pada Persyaratan pekerjaan (biasanya ada di dalam Job Description atau Job Success Profile). Menggunakan pendekatan TSI akan membantu HR dalam menghilangkan inkonsistensi, menentukan titik-titik pengambilan keputusan, menyeragamkan perlakuan atas semua kandidat, dan menjamin diterimanya kandidat terbaik. (ini kalo semua proses dilakukan dengan bener ya,, hehehe..). 

A. Proses TSI: 
Proses Targeted Selection ini merupakan inti dari TSI.

1. Pahami Latar Belakang Kandidat
(Intinya CV dibaca eh dipelajari sebelum melakukan wawancara jangan baca CV pas proses wawancara, jadi kurang efektifkan wawancaranya :)
2. Buat Rencana Wawancara
(Sebaiknya kita memperkirakan waktu yang dibutuhkan dan pertanyaan apa saja yang ingin ditanyakan untuk memperoleh data yang kita gunakan untuk mengambil keputusan)
3. Membuka Wawancara
[Sapalah kandidat dengan sopan, berikan gambaran proses wawancara secara utuh (walaupun kandidat yang datang gak sesuai harapan,, hehe..) intinya adalah membuat kandidat merasa nyaman sehingga kandidat dapat memberikan yang terbaik dalam wawancara]     
4. Melakukan Wawancara
(Pertanyaan wawancara difokuskan pada informasi yang dibutuhkan untuk mengambil keputusan, jangan tanya yang aneh-aneh...please)
5. Menutup Wawancara
[Berikan kesempatan untuk bertanya kepada kandidat, menjelaskan langkah selanjutnya dan jangan lupa ucapkan terimkasih :)]
6. Mengevaluasi Hasil Wawancara
(Analisa data yang sudah dikumpulkan dan berikan nilai!)
7. Integrasi Hasil Wawancara
(Diskusikan dengan pewawancara lainnya, untuk bersama-sama menentukan nilai dari setiap kandidat))
8. Keputusan atas Kandidat-kandidat yang telah Memenuhi Syarat 
(Membandingkan setiap kandidat dan membuat keputusan penerimaan)
9. Memastikan "Strong Start" 
(User harus berperan aktif membuat karyawan baru memiliki "strong start")

B. 4 (empat) jenis informasi Sumber interview :

Berdasarkan penelitian, ada Empat (4) jenis informasi dari kandidat yang dapat digunakan untuk memperkirakan kesuksesanya pada pekerjaan tertentu, yaitu: 

1. Pengetahuan (Knowledge-Hardskill) = Informasi teknis yang dibutuhkan untuk sukses.

2    2. Pengalaman (Experience- softskill) = Pencapaian kerja yang dibutuhkan untuk sukses

3    3. Kompetensi (Competecies-softskill) = Perilaku yang dibutuhkan untuk sukses

4    4. Personal atribute/Motivasi = Merupakan yang paling penting untuk kesesuaian dengan budaya perusahaan.

Sistem seleksi yang baik mempunyai efek mengerucut, menyaring hanya kandidat yang berkualitas di setiap langkahnya. Gunakan alat yang semurah mungkin untuk sistem seleksi awal dan gunakan metode yang intensif dan memakan waktu hanya untuk kandidat yang paling memnuhi syarat. 

Membuat kriteria untuk setiap proses dalam sistem, contoh sistem seleksi yang digunakan: 

1    1. Rekrutmen

2    2. Penyaringan (Screening & Testing)

3    3. Job Simulation = FGD/Skenario sales

4    4. TSI

5    5. Penawaran Pekerjaan(Job Offer)

Untuk gen Y dibutuh kejalasan dalam proses rekrutmen untuk menunjukan professionalisme sebuah Perusahaan.
      Keinginan user terhadap kandidiat, HR harus bisa membantu untuk menjelaskan detail dari request
      Design standart HR untuk interview di setiap proses recruitment
      HR berperan dalam menggali kompetensi softskill
      Menggali kompetensi teknik dengan inteview terkait hal detail tentang pekerjaan yang sudah di kerjakan.

     C. Pedoman wawancara 
      
      Pedoman wawancara merupakan perangkat wawancara yang paling penting. Pedoman wawancara akan membantu kita dalalm memilah dan mengevaluasi informasi yang telah anda kumpulkan sekaligusmenilai para kandidat terhadap target yang telah ditentukan. Masing-masing anggota tim wawancara menggunakan Pedoman wawancara yang berbeda dengan target yang spesifik. Demi memastikan bahwa target utama tergali secara mendalam, pertanyaan-pertanyaan yang saling menguatkan di cantumkan di semua Pedoman Wawancara yang digunakan tim.

Pedoman wawancara memuat hal-hal sebagai berikut, antara lain:

1. Persiapan Wawancara 
    Berisi instruksi langkah-langkah persiapan.
2. Pembukaan Wawancara
    Berisi panduan untuk mengawali wawancara.
3. Data Latar Belakang
    Berisi pertanyaan tentang latar belakang, pengalaman, pengetahuan dan motivasi dari kandidat.
4. Pertanyaan Perilaku Terencana (STAR)
    Berisi pertanyaan tentang informasi perilaku dalam format STAR.

Prinsip Interview : Past behavior predicts future behavior.

STAR:

S = Situation  = why?
T = Task = why? 

A = Action = What done & how done?

R = Result = Effect of action

Fokus pada cerita untuk mencari perilaku kompetensi menggunakan STAR & harus mendapatkan 3 star.

Jenis STAR:

1. Partial STAR
2. False STAR = Dalam wawancara menggunakan kata “biasanya” /“umumnya

3. Complete STAR

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam mendapatkan STAR:

1. Behavioral-sesuai (bisa dengan meminta contoh)
2. Theoritical-hindari
3. Leading-hindari mengarahkan 
4. Relative importance = kompetensi yang memang menunjang langsung pekerjaanya
5. Trainability = paling sulit dikembangkan adalah sifat asli
6. Interrelationship = saling mengisi antara nili rendah dengan nilai tinggi
7. Motivational fit
8. Kandidat menggunkan kata “kami”/, ketika kandidat ditanya lebih spesific seharusnya tidak bisa bohong kecuali special agent,
9. Kandidat menggunkan kata “saya percaya”/ “saya pikir” lebih baik ditanya pengalaman langsung kandidat
10. Sikap akan jadi pertimbangan untuk dilihat kesesuainya dengan culture.
11. Kandidat menggunkan kata“saya tidak akan” / “saya akan tahu. Bisa jadi orang yang mbulet (muter-muter) bicaranya hanya kompetensi komunikasinya yang kurang.
12. Yang disampaikan tentang perusahaan: Lebih terkait dengan pekerjaan jangan terkait dengan kondisi perusahaan

Demikan sharing dari saya pada kesempatan kali ini, semoga bermanfaat. Selanjutnya kita akan mendalami proses wawancara untuk mendapatkan STAR. Terimaksih sudah membaca jangan lupa komen ya. 

Salam
AD

Sumber: 1. Targeted Selection: Interviewer Resource Book
               2. Towers Watson: Global Workforce Study At a Glance; 2014