Alokasi Tugas dan Tanggung Jawab dengan metode Accountability Matrix

Assalamualaikum wr wb

Apa kabar semua? semoga selalu dalam keadaan sehat selalu ya, hehe.... btw seperti yang pernah saya janjikan dalam tulisan saya berikut ini:

http://agusdiyanto.blogspot.co.id/2016/09/analisa-jabatan-job-analysis.html

Ya, Accountability Matrix, sebuah metode yang digunakan oleh Hay Group (saya belajar ini dari Hay) untuk memetakan tanggungjawab dari tiap fungsi yang ada di perusahaan sehingga diharapkan tidak ada tumpang tindih tanggung jawab. Sering kita mendengar kalimat berikut diperusahaan kita, "sebenarnya tugas ini tanggungjawab siapa sih?" ,"kok gue yang ngerjain?", "harusnyakan ini tugas dia" dan lainnya.  tentu hal ini sangat mengganggu kita dalam berproses dan bahkan jika terlalu lama dibiarkan akan dapat menimbulkan konflik antar karyawan (pengalaman pribadi), yang malah mengganggu proses bisnis Persuahaan, tentu kita tidak menginginkan hal ini terjadi bukan? Accontability Matrix akan membantu kita untuk menjembatani dan memperjelas tanggungjawab dan peran tiap fungsi bahkan individu dalam menjalankan proses bisnis di perusahaan.

Accountability Matrix merupakan perkembangan ataupun modifikasi dari RACI Matrix yang diperkenalkan oleh Goal Directed Management Project (GDPM) yang merupakan prekursor dari semua metodologi manajemen proyek modern seperti Prince2 dan PMBOK, sekitar tahun 1984 (udah lama juga ya, hehe). RACI Matrix didefinisikan sebagai matriks yang menjelaskan setiap tugas dan tanggungjawab proyek yang dialokasikan kepada para pemangku kepentingan yang bertanggungjawab menangani setiap proses (Mohon maaf klo definisinya belepotan, hehe). Berikut adalah penjelasan dari RACI:

1. Responsible yaitu Orang yang mengeksekusi pekerjaan.
2. Akuntabel yaitu Pemilik ekuitas (aset dan kewajiban) dari pekerjaan yang dihasilkan.
3. Consulted yaitu Orang yang memberikan kontribusi untuk keputusan dan memberikan saran.
4. Informed yaitu Orang yang dipengaruhi oleh pekerjaan tersebut dan memiliki kebutuhan untuk mengetahui.

Sumber: http://techblogsearch.com/a/raci-matrix-template-in-excel.html

Dalam perkembanganya RASI Matrix di modifikasi oleh Hay menjadi Accountability Matrix yang merupakan suatu diagram skematis yang menggambarkan berbagai bentuk kombinasi antara proses bisnis (aktivitas) dan akuntabilitas jabatan di dalam organisasi. Ada 3 hal yang sering terjadi terkait Akuntabilitas, yaitu:

1. Overlapping Accountabilities, yaitu kondisi dimana satu posisi mengambil alih kewenangan divisi lainnya.
2. Irrelevant Accountabilities, yaitu kondisi dimana satu posisi memegang wewenang yang sama sekali beda dengan job familynya.
3. Missing Accountabilities, yaitu kondisi dimana Tugas dan Tanggungjawab itu tidak melekat pada satu posisi manapun.

Matrix Akuintabilitas yang disusun akan memberikan informasi, antara lain:

1. Kelengkapan proses bisnis
2. Kesesuaian proses bisnis dengan operasional organisasi
3. Peran dan tanggungjawab masing-masing fungsi
4. Kolaborasi antar fungsi dalam penyelesaian proses bisnis

Setelah kita memahami manfaat dari Akuntabilitas Matrix, selanjutnya kita akan membahas proses pembuatan Akuntabilitas Matrix, ada 4 langkah dalam menyusun Akuntabilitas Matrix, yaitu:

1. Memahami Organisasi dan Strateginya
2. Memahami Proses Bisnis
3. Memahami Jabatan dalam Organisasi
4. Memahami Peta tanggung Jawab

Penjelasan Proses dan analsia hasil proses Akuntabilitas Matrix akan saya jelaskan  pada tulisan saya selanjutnya, semoga bermanfaat gaes :). Thanks

Salam
AD




Sumber:
http://jeges.com.au/tag/gdpm/
Accountability Matrix Briefing Hay Group Indonesia