Dear Rekan sekalian apa kabar? udah lama juga gak posting karena kesibukan bekerja dan persiapan kuliah sehingga lupa untuk posting.
Pada kesempatan kali ini saya ingin berbagi tentang topik Analisa Jabatan yaitu tentang item-item atau elemen apa saja yang harus ada pada analisa jabatan, yang merupakan lanjutan dari topik dibawah ini:
Lets Move Forward,
1. Identifikasi Jabatan
Identifikasi jabatan merupakan Penjelasan singkat tentang Rincian Pekerjaan yang diberikan di awal deskripsi pekerjaan. Identifikasi Jabatan berisi informasi umum, antara lain:
▫ Judul
▫ Nama Pemilik Jabatan
▫ Divisi/Departemen
▫ Atasan Langsung
2. Tujuan Jabatan
Tujuan Jabatan merupakan pernyataan singkat dan akurat tentang mengapa posisi itu ada. Umumnya dalam bentuk 1 atau 2 kalimat. Namun, satu kalimat biasanya cukup. Tujuan dari pernyataan Tujuan Jabatan adalah untuk menjawab pertanyaan, antara lain:
▫ Bagian mana dari tujuan organisasi yang akan dicapai oleh pekerjaan ini?
▫ Apa kontribusi unik dari pekerjaan untuk organisasi?
▫ Apa yang tidak akan dilakukan jika pekerjaan ini tidak ada?
▫ Mengapa kita membutuhkan pekerjaan ini?
Berikut contoh struktur dalam menulis tujuan pekerjaan:
▫ BAGAIMANA + APA + MENGAPA = Hasil Akhir atau Mengapa Pekerjaan Ada
▫ Contoh tujuan pekerjaan Manajer Pabrik adalah sebagai berikut:
" Memimpin, mengatur, dan mengawasi kegiatan (....) pabrik untuk memastikan pencapaian tujuan (.....) produksi dalam hal kualitas, kuantitas, biaya, keamanan dan waktu pengiriman.
Source: CHRP & Hay Group
3. Tanggungjawab Utama
Tanggungjawab Utama berfokus kepada HASIL AKHIR yang dibutuhkan oleh pekerjaan (Ini adalah pernyataan dari hasil akhir yang berkelanjutan yang diperlukan dari pekerjaan). Tanggungjawab Utama menjawab pertanyaan "apa bidang utama di mana pekerjaan ini harus mendapatkan hasil akhir untuk mencapai tujuannya?".
- Karakteristik Tanggung Jawab Utama, antara lain:
- Komprehensif.
- Berfokus pada hasil, mereka fokus pada hasil, bukan tugas atau kegiatan.
- Timeless, mereka abadi, berdiri secara permanen kecuali pekerjaan itu sendiri berubah secara mendasar.
- Berbeda, masing-masing berbeda dari yang lain, satu pernyataan hanya memiliki satu hasil langsung.
- Terukur, mereka menyarankan langkah-langkah atau tes yang dapat menentukan apakah mereka terpenuhi.
- Spesifik, berhubungan secara spesifik dengan pekerjaan yang dimaksud bukan untuk pekerjaan atasan, atau ke organisasi secara keseluruhan.
- Kesalahan yang umumnya terjadi dalam menulis Tugas Tanggungjawab Utama, antara lain:
- Tidak menyebutkan hasil kegiatan
- Terlalu umum - tidak unik (spesifik)
- Berisi lebih dari satu hasil dalam satu pernyataan
- Terdiri dari aktivitas-aktivitas kecil
4. Dimensi Jabatan
Dimensi Jabatan menjelaskan tentang data atau nilai kuantitatif dari pekerjaan yang memiliki dampak langsung atau tidak langsung dan kuantitas yang signifikan di mana pekerjaan memiliki dampak (data numerik). Dimensi jabatan juga menunjukan sifat dan tingkat pekerjaan serta menunjukkan skala kegiatan yang terlibat dalam pekerjaan. Akurasi definisi lebih penting daripada ketepatan dalam gambar misalnya:
Hal-hal yang bisa diukur dalam dimensi jabatan, antara lain:
- Aspek Financial: anggaran tahunan, biaya proyek, pendapatan tahunan, perputaran penjualan
- Aspek SDM: jumlah bawahan
- Aspek Lainnya: ini akan bervariasi bergantung pada pekerjaan, tetapi mungkin menunjukkan beberapa volume signifikan yang terkait dengan pekerjaan, mis. jumlah jalur produksi untuk insinyur pemeliharaan, jumlah panggilan diterima untuk Biaya Operasional resepsionis, Jumlah Proyek, dll.
5. Tantangan Jabatan
Tantangan Jabatan merupakan tantangan atau masalah yang melekat kedalam pekerjaan, karakteristik tantangan jabatan antara lain:
• Bersifat strategis / critical process
• Masalah yang bisa datang dari perusahaan internal dan eksternal
• Terjadi bukan karena ketidakmampuan pemegang pekerjaan atau karakteristik seseorang
6. Kewenangan
Kewenangan Jabatan merupakan jenis otoritas yang dimiliki oleh pekerjaan, untuk membuat keputusan tanpa meminta konsultasi kepada atasan atau persetujuan dari atasannya. Freedom To Act juga dikenal sebagai otoritas yang melekat pada pekerjaan. Kewenangan Jabatan juga digunakan untuk menunjukkan batas-batas pekerjaan dan otoritas yang diberikan kepada pekerjaan.
• Contoh Kewenangan Manajer Pabrik:
- Menentukan harga yang diusulkan
- Menentukan diskon hingga…. Jumlah / persentase
- Melakukan negosiasi dengan klien utama
- Menginformasikan pesanan produksi ke departemen produksi
7. Persyaratan Jabatan
Persyaratan Jabatan adalah persyaratan tingkat minimum untuk sebuah pekerjaan (position) dalam hal kualifikasi pendidikan, pengalaman profesional, dan kompetensi. Persyaratan Jabatan menjelaskan persyaratan yang dibutuhkan oleh pemegang pekerjaan agar dapat melakukan apa yang diharapkan dalam kompetensi (pengetahuan, keterampilan, dan atribut). Cara terbaik untuk mengisi bagian ini adalah mengasumsikan bahwa seseorang akan dipekerjakan untuk pekerjaan ini. Jangan nyatakan kualifikasi, pengalaman, dan kompetensi pribadi Anda, karena ini mungkin tidak mewakili persyaratan.
Contoh Penulisan Persyaratan Jabatan:
- Pendidikan Normal
- Working Experiences
- Kompetensi khusus (keterampilan, pengetahuan, dll.)
8. Hubungan Kerja
Hubungan kerja adalah Hubungan kerja yang signifikan selain dari hubungan superior dengan bawahannya. Hubungan kerja menunjukkan hubungan kerja yang penting baik di dalam maupun di luar perusahaan, terkait langsung dengan pekerjaan (tidak termasuk atasan dan bawahan Anda). Hubungan Kerja yang dimaksud bisa merupakan hubungan Internal dan Eksternal. hubungan kerja harus menunjukkan bagaimana pekerjaan Anda mendukung pekerjaan lain dalam organisasi dan bagaimana pekerjaan lain dalam organisasi mendukung pekerjaan Anda.
Hubungan kerja juga bisa didefinisikan sebagai kontak penting, antara lain:
▫ Kolega di divisi/departemen lain di perusahaan.
▫ Kontak bisnis di luar perusahaan
9. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah struktur organisasi yang telah disetujui direksi dan menjelaskan posisi dari jabatan tersebut kepada siapa jabatan tersebut melapor, siapa saja peersnya dan bawahannya.
Demikian sedikit sharing dari saya, semoga bermanfaat buat rekan-rekan semua. Terimakasih sudah membaca, jangan lupa comment dan likenya....
Salam
AD
